Iedereen is kapitein

In een hiërarchische organisatie of lijnorganisatie staat boven elke werknemer een manager. Tussen elke laag is sprake van een gezagsverhouding. Van het uitvoerend personeel naar de teamleider. Van de teamleider naar het afdelingshoofd. En zo naar boven tot bestuur of directie. Als je een schema zou maken van de organisatie, dan lijkt die op een piramide: smal van boven (bestuurders) en breed uitlopend naar beneden (uitvoerders).

In een organisatie met zelfsturende teams zijn de teamleden zelf verantwoordelijk voor taken en activiteiten. De bestuurders bepalen de visie en kaders, maar de teams bepalende werkwijze . Ze mogen zelf nadenken over allerlei soorten taken:  klantcontact, communicatie, organisatie en administratie.

Het idee van zelfsturende teams sluit aan op de gedachte dat het uitvoerende personeel veel verstand van zijn werk heeft. Niet alleen inhoudelijk, maar ook procesmatig. Hoe het werk het meest efficiënt uit te voeren. Wat werkt wel? En wat niet? Managers, teamleiders of directeuren  staan verder af van de kerndienst of product van het bedrijf. Door teams zelf verantwoordelijk te maken, en in die teams gebruik te maken van de diversiteit, kracht en talenten van mensen, profiteren directie, personeel en klant.

Zelfsturende teams bieden binnen organisaties ruimte voor maatwerk. Hoe groter de organisatie, hoe meer noodzaak er vaak lijkt te zijn voor regeltjes. Heel veel regeltjes waar iedereen zich aan moet houden. Zelfsturende teams kunnen inspelen op wat het eigen team graag wil, in plaats van het simpelweg opvolgen van ‘bevelen van hogeraf’.

Omgaan met verschillen
In zelfsturende teams werken mensen samen. Een goed team is divers. Een mix van kwaliteiten, kennis, kunde en persoonlijkheid. Maar door verschil in persoonlijkheid, ervaring en vaardigheden kan het lastig zijn om samen te werken. Elkaar aan te spreken op verantwoordelijkheden. Elkaar de ruimte geven. Luisteren zonder oordelen. Sommige mensen zijn nu eenmaal meer geneigd de leidersrol op zich te nemen. Binnen het team kan hierdoor een gevoel van scheve verhoudingen ontstaan. De teamleden moeten zelf de verantwoordelijkheid kunnen én durven nemen om de onderlinge verhoudingen aan te sturen. Of als mensen het niet gewend zijn om door het team aangesproken te worden op verantwoordelijkheden, kan dit leiden tot conflicten. Binnen een team moet men ook lastige dingen kunnen bespreken, elkaar feedback kunnen geven en feedback kunnen ontvangen.

In een organisatie kunnen teams onderling ook verschillen. Elk team ontwikkelt zijn eigen teamcultuur. Dat wil niet zeggen dat het team dat problemen zakelijk aanpakt, beter of slechter is dan het team dat meer op gevoel werkt.

Voordelen zelfsturende teams

• Minder last van regeltjes.
• Mogelijkheid tot maatwerk.
• Minder overhead voor management.
• Hogere betrokkenheid van medewerkers.
• Hogere productiviteit.
• Minder ziekteverzuim.

Succesfactoren

• Accepteer verschillen.
• Heb vertrouwen. In teamleden onderling maar ook van directie naar teams.
• Korte communicatielijnen tussen teamleden en directie.
• Open communicatie binnen teams en naar directie.
• Zelfsturend is niet stuurloos. Teams moeten kaders weten en hiermee akkoord zijn.
• Zet teamcoaches in die helpen bij het oplossen van problemen binnen teams. De coach is geen manager. Kortom: de coach coacht en neemt geen beslissingen.
• Bouw teams van 10-12 mensen.