Geef de bal door

Bij delegeren denk je misschien in eerste instantie aan die manager die bepaalde taken verdeelt over zijn collega’s. Maar delegeren kun je toepassen in elke situatie. Zowel in werk als privé. De hond uitlaten? Kun je delegeren. Huishoudelijke taken? Kun je delegeren. De administratie voor de voetbalvereniging? Kun je delegeren. Voorbereiden van een feestje? Delegeer!

Delegeren is het overdragen van taken, maar niet van verantwoordelijkheid. Jij blijft de eindverantwoordelijke. Je kunt wel in het voorbijgaan roepen dat je huisgenoot de vaatwasser moet uitruimen, maar als deze taak op jouw bordje ligt, blijf jij eindverantwoordelijk. Delegeren is daarmee ook niet hetzelfde als jouw taken over de schutting gooien. Zonder goede tekst, uitleg en begeleiding gaat het mis. En daar heb jij dan last van. Aan de andere kant: als het goed gaat, heb je er profijt van. Delegeren is vooral een kwestie van loslaten.

De ene persoon kan meer ballen in de lucht houden dan de andere. Als de ballen blijven komen, gaat dit bij iedereen onherroepelijk een keer mis. Het begint natuurlijk met vaker nee zeggen. Oftewel de ballen tegenhouden voor ze bij jou komen. En vervolgens moet je leren welke ballen die je wel gevangen hebt, beter kunt doorgeven. Heb je er weleens over nagedacht dat jij niet altijd de meest geschikte persoon bent voor een taak? Dat anderen het beter of sneller kunnen? Wees eerlijk naar jezelf waar je goed en minder goed in bent. Ken je eigen talenten. En gebruik die van anderen. Maak van tevoren een lijst van alle taken die moeten worden gedaan, hoeveel tijd zo'n taak kost en welke vaardigheden daarvoor nodig zijn. Bekijk goed welke taken je kunt overdragen. Ben jij de aangewezen persoon voor de administratie? Is het echt nodig om zelf uren aan dat fotoboek van de zomer te werken, of zou je dochter dat ook kunnen?

Als persoon die delegeert heb je er baat bij om taken te delegeren. Niet delegeren kan namelijk verschillende gevolgen hebben. Als er te veel op jouw bordje ligt, bestaat de kans dat je het niet meer overziet. Je gaat fouten maken. Of je krijgt stress. En uiteindelijk heeft dit - groot of klein - invloed op de manier waarop je je taken uitvoert.

• Je houdt tijd over voor andere (belangrijkere) zaken.
• Je houdt meer overzicht.
• Je maakt minder fouten.
• Je loopt minder risico op stress en de mogelijke gevolgen ervan, zoals een burn-out.

De gedelegeerde – degene die de taken overneemt – kan er ook profijt van hebben. Delegeren zorgt bij de gedelegeerde voor een flink portie zelfvertrouwen en zelfstandigheid. En dat zorgt weer voor motivatie en betrokkenheid. Of het nu gaat om de ontwikkeling van je team op de werkvloer of het leren van zelfstandigheid aan je zoon van tien die de hond uit mag laten.

Je wil delegeren, maar hebt last van dat kleine stemmetje in je hoofd. Dat zijn je belemmerende gedachten. Gedachten die jou laten denken dat je er profijt van hebt om alles zelf te doen. Herken je een of meer van deze gedachten?

• Ik doe het zelf sneller en beter.
• Ik heb niemand aan wie ik kan delegeren.
• Als ik delegeer, strijkt iemand anders met de eer.
• Het kost me te veel tijd om anderen uit te leggen wat de bedoeling is.
• Help, ik kan het niet loslaten!

• Delegeer geen taken omdat je er zelf geen zin in hebt.
• Gooi taken niet over de schutting.
• Wees eerlijk naar jezelf waar je goed en minder goed in bent.
• Maak een lijst van alle taken en bekijk welke je kunt overdragen.
• Ga op zoek naar de juiste persoon om de taak uit te voeren.
• Geef vooraf duidelijk aan wat je verwachtingen zijn.
• Controleer regelmatig.
• Gaat het goed? Bedank en deel de eer.
• Gaat het niet goed? Biedt hulp en stuur bij.